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1.일반문서의 처리 가. 문서의 의의
가. 문서의 의의
■ 문서란?
문자나 기호등으로 인간의 의사 또는 사물의 상태, 현상 등을 지면을 이용하여 표시한 기록
■ 공문서란?
기관의 내부 또는 기관 상호간(대외) 공무상 작성한 문서 그리고 기관에 접수된 문서 사문서라
하더라도 공적 목적으로
접수된 시점부터는 공문서화 됨.
■ 공문서의 성립요건
- 당해기관의 의사표시가 정확하고 명백하게 표시되어야 함.
- 내용적으로 위법. 부당하거나 시행 불가능한 사항이 없을 것.
- 해당기관의 권한에 속한 사항을 기술
- 법정 기타 요식절차 등에 의한 일정한 형식을 갖출 것
■ 공문서의 작성시기
- 사무처리의 증거로서 문서가 필요시
- 사무처리 형식상 또는 체계상 문서형식이 필요한때
- 사무처리 의사소통이 대화로는 불충분할 때
- 내용이 복잡다기하여 문서없이는 업무처리가 곤란한 때
- 사무처리 결과를 일정기간 또는 상당기간 보존할 필요가 있을 때
나. 문서작성의 요령
■ 규 격
- 기안지 : 통상(190×268)㎜ ---- 1종(16절지)
- 시행문 : (210×297)㎜ ---- 3종(A4)
■ 문서의 사용 용어
한글로 띄어서 가로쓰며 표준말을 사용한다.
■ 날짜 등의 표기
- 년 월 일 : . . . 으로 표기
- 시 분 : : 으로 표기
■ 항목의 구분
- 첫째항목 : 1. 2. 3. 4. ····
- 둘째항목 : 가. 나. 다. 라. ····
- 셋째항목 : ⑴ ⑵ ⑶ ⑷ ····
- 넷째항목 : ㈎ ㈏ ㈐ ㈑ ····
- 다섯째항목 : 1) 2) 3) 4) ····
- 여섯째항목 : 가) 나) 다) 라) ····
■ 문서의 수정
수정은 시행전에 한하여 가능하며 방법은 두줄을 긋고 수정자가 날인.
다만, 시행후 수정필요시에는 별도의 공문을 통하여 수정하여야 하며 이는 상대방의 권리의무관계와
법률관계의 안정을
고려하여야 하기 때문임. |
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| 다. 시행문서의 구성 |
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■ 두 문
- 발신기관명 : 예) 전국화물자동차운송주선사업연합회
- 분류기호 및 문서번호(기관번호+문서분류기호+발송번호)
예) 전주연 202 - 001
- 시행년월일 : 기안문의 결재후 문서통제를 받아 실제로 시행된 일자
- 수신란 : 통상 수신처인 기관의 대표를 표기 그러나 원칙은 당해기관의 주소와 수신인을
모두 개재하여야 함.
다만 수신기관이 2개소 이상일때에는 「수신처 참조」라 기재하고 결의문의 수신처란에 기관명을
표기
참 조 : 수신기관 내부에서 동건을 관장하는 보조기관을 명시
- 직인생략 : 경미한 문서 즉 일일명령, 자료요구, 업무연락, 통보 등을 위한 문서일
경우
발신기관명 위에 다음과 같이 표기. |
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■ 본 문
- 제목 : 문서내용의 대명사 역할을 하므로 핵심사항을 요약표기하여야 하며 문서의 성격을
쉽게 이해하도록 제목 말미에 개최, 조사, 회신, 통보, 건의, 질의 등을 표기
- 내용 : “문서기안란에서 설명” ■ 결 문
발신명의
발신명의는 당해기관의장으로 한다.
다만 권한의 위임 또는 위탁 받은 업무에 대하여는 위임 위탁받은 보조기관도 행정기관으로서
업무를 처리할 수 있음.(정부조직법 제5조 등)
- 위임이란? : 법률로 규정된 행정기관의 장이 권한 중 일부를 그 보조기관 또는
하급행정기관의 장에게 맡겨 그의 책임하에 행사하도록 하는 것.
- 위탁이란? : 각종법률에 규정된 행정기관의 장이 권한중 일부를 다른 행정기관의
장에게
맡겨 그의권한과 책임하에 행사하도록 하는 것.
최종결재자 표시
발신명의 하단 중앙에 최종결재자의 직위를 다음과 같이 표기 |
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라. 문서의 기안과 결재
■ 문서기안이란? : 당해 기관의 의사결정을 위한 방안으로 작성하는 문서
■ 기안책임자란? : 통상 5급이상 공무원 또는 이에 상응하는 자
■ 기안문 작성시 유의사항
- 필요한 요점만 요약할 것 - 평범하고 이해하기 쉬운 표현 - 애매한 어귀의 배제
- 결론부터 문장을 전개 - 성실성의 표시 - 내용의 구체성과 6하원칙 적용
- 개조식으로 작성
■ 기안의 방법
- 일반기안
1건의 사무처리를 위해 소정의 기안용지에 기안하는 것. 대부분의 문서기안이 이에 속한다.
- 일괄기안
ⓐ 상호연관성이 있는 2개이상의 안건을 동시에 일괄하여 1매의 기안용지에 수신처 별로
제1안, 제2안등으로 구분하여 기안하는 방법이다.
ⓑ 제목은 각안에 관련되는 문서내용에 따라 일괄적으로 설정하여야 하나 각안의 내용 및
특성에 따라 다르게 설정하여도 무방하다.
ⓒ 시행문은 각안별로 따로 작성하고 동일한 문서번호를 부여하며 같은 일시에 시행하여야
한다.
- 수정기안
상급기관 등 타기관으로부터 수신한 문서를 수정하여 기안에 갈음하는 것을 말하며 수정방법은
시행문의 내용중 수정필요 부분에
가로로 줄을 긋고 그 위에 수정글자를 다른 색깔의 글자로 기입하여 여백에 문서통제를 받은후
새로운 시행문을 작성하여 발송한다.
- 공동기안
2이상의 행정기관의 결재를 받는 문서의 기안을 말하며 이 경우 주무기관에서 기안하여 주무기관장의
결재를 받은후 관계기관장의
결재를 받아 공동명의로 시행하는 것을 말한다.
- 장부에 의한 기안
경미한 사항의 허가, 인가, 증명서 교부 기타 관례적인 사무에 관한 문서는 따로이 기안용지에
의한 기안을 생략하고
그 내용을 관계장부에 기입하여 처리함을 말한다.
- 보고서식에 의한 기안
보고서식에 결재, 수신, 발신, 시행일자, 제목 등의 란에 설정하고 이를 기안용지에 의한
기안에 갈음하여 시행함을 말한다.
■ 기안문의 검토
- 형식면의 검토
ⓐ 법령에서 정하는 형식요건 구비여부
ⓑ 소관사항 여부
ⓒ 결재권자의 결정 또는 구분표시 정확성 여부
ⓓ 협조부서의 합의 여부
ⓔ 사무의 절차이행 여부
- 내용면의 검토
ⓐ 법률적 검토
① 허가, 인가, 승인 등에 대한 결정요건 충족여부
② 의결기관의 결의사항포함 여부와 결의여부
③ 결정의 기한, 조건 등의 여부와 이를 충족하였는지 여부
④ 시효와의 관계
⑤ 법령, 예규, 지시 등에 위배여부
ⓑ 행정적 검토
① 공공복리와의 관계
② 재량의 적부
③ 여론의 영향
④ 관례나 선례
⑤ 처리기일 준수 여부
⑥경과조치 필요 여부
ⓒ 경제적 검토
① 과다한 경비투입 여부
② 예산상의 선행조치 필요 여부
③ 경비절약 대안 여부
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■ 결 재
결재란 당해 사안에 대하여 기관의 의사를 결정하는 행위 즉 당해문서에 담겨진 내용의 처리,
시행을 위하여 최종적 권한을 가진
결재권자에게 실시예정안의 가부를 묻는 행위이다.
- 결재제도 운영상 문제
ⓐ 모든 업무처리를 상위자에게 의존함에 따라 상위자가 고유업무(정책구상, 계획수립 등)
에 전력할 수 없다.
ⓑ 안건처리의 신속성 저해
ⓒ 상위자 결정에 의존하여 하위자의 창의성 결여, 피동적 근무자세 유발
- 결재제도 문제점 해결방안
ⓐ 결재권의 권한위임 ← 책임감 부여
ⓑ 결재과정과 사무처리 과정을 단순화
- 결재의 종류
ⓐ 전 결
기관의 장이 사무내용에 따라 하부 보조기관에 위임하여 그 위임을 받은자가 행하는 결재
ⓑ 대 결
결재권자의 출장, 휴가, 기타사유로 부재중일 때 처리하여야 하는 긴급한 문서를 결재권자의
직무를 대행할 수 있는자가 결재하는 것
■ 시행문서의 작성
예) 시행문의 서식 ...................................................................................................................................※
X표시는 2타임 |
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■ 문서수발
- 문서의 발송 |
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| - 문서의 접수 |
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■ 문서의 보관과 이관
- 문서의 이관
전년도 문서를 보존기관과 문서의 성격, 종류별로 정리하여 보존과 폐기가 용이하도록 하는
것이다.
통상 단체의 문서는 내부결재, 회의록, 발송(대외·대내), 접수(대외·대내), 참고,
회계전표 별로 각각 이관한다.
- 문서의 보관
ⓐ 보존기간
익년 1월 1일부터 가산한 문서의 보존기간은 당해기관의 규정에 따라 결정되며 참고로 정부공문서
규정 등에 따라
다음과 같이 구분할 수 있다.
① 영구 보존 문서
- 역사적 가치가 있는 문서
- 국무회의 심의를 거친 중요정책 문서
- 법규문서중 공포 원본
- 그밖에 필요한 문서등
ⓑ 준영구 보존 문서
- 훈령, 예규의 원본 문서
- 정부의 법령해석 등에 관한 문서
ⓒ 10년 보존 문서
- 각종허가, 인가, 면허 등에 관한 원본 문서
- 일반정책 및 제도에 관한 계획, 조사, 연구보고 문서
ⓓ 5년 보존 문서
- 예산결산 관계 문서
- 각종 감사 관계 문서
ⓔ 3년 보존 문서
- 각종 증명서 발급 관계 문서
- 주요업무계획 관계 문서
ⓕ 1년 보존 문서
- 일일 명령등 단순업무 처리 문서
- 단순한 자료요구, 업무연락, 홍보, 조회 등을 위한 문서 |
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